Qu’est-ce que la gestion des achats ?
La gestion des achats englobe l’ensemble des étapes nécessaires pour acquérir, conserver et distribuer les biens indispensables au bon fonctionnement de votre entreprise.
L’importance de la gestion des achats
Chaque société, peu importe sa taille ou son domaine d’activité, dispose d’un service dédié à la gestion des achats.
Cette gestion inclut plusieurs activités telles que : la gestion des contrats, la négociation, l’inventaire, la logistique, et plus encore.
Il est crucial que la gestion des achats soit stratégique, car cela constitue un levier pour améliorer les marges de l’entreprise via la réduction des coûts et l’augmentation des profits.
Définir des objectifs
Avant toute action d’achat pour un produit quelconque, le service des achats doit établir des objectifs étroitement liés à la stratégie définie au préalable.
De même que pour la gestion, ces objectifs doivent être SMART :
- Spécifique (précis)
- Mesurable (associé à un indicateur)
- Ambitieux (impliquant un effort)
- Réaliste (atteignable)
- Temporel (préétabli dans le temps, avec suivi, évaluations et validation finale)
Négocier les meilleurs prix
Un des rôles principaux du service des achats est de négocier les meilleures offres possibles, car l’objectif ultime est d’augmenter les résultats financiers de l’entreprise.
Un bon négociateur réussira à obtenir les tarifs les plus avantageux ainsi que les meilleures modalités de paiement tout en garantissant une qualité acceptable. Le savoir-faire en matière de négociation n’est pas inné pour tous, mais il s’agit d’une compétence cruciale dans un environnement soutenu par la concurrence.
Choisir de bons fournisseurs
La sélection des fournisseurs est un aspect essentiel. Plus vos fournisseurs sont fiables et respectent les délais, plus votre image auprès des clients s’en trouve améliorée.
Il est donc primordial d’opter pour le meilleur rapport qualité/prix parmi les diverses options disponibles, tout en garantissant à vos clients un haut niveau de qualité et une marge bénéficiaire maximale.
Le service des achats occupe une position centrale dans les relations avec les fournisseurs et doit veiller à optimiser ces relations.
Les fondements d’une bonne gestion des achats
Une gestion efficace des achats repose sur plusieurs éléments :
- Le choix judicieux des fournisseurs
- L’anticipation des besoins
- Une analyse approfondie du marché
- Des objectifs stratégiques clairement définis
- Des négociations de qualité
- Un suivi rigoureux
Profitez d’un logiciel de gestion des achats
Bien que de nombreux acheteurs continuent de gérer leurs procédures via Excel, on estime qu’environ 32 % des entreprises se dotent d’un logiciel de gestion des achats.
Un tel logiciel vous permet de créer et de gérer une base de données centralisant toutes les informations pertinentes au service des achats de votre entreprise, y compris le suivi du budget, des factures, des commandes, et même des livraisons. Cela peut grandement contribuer à augmenter vos marges et à améliorer votre productivité.
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Voici quelques-uns des meilleurs éditeurs de logiciels ERP sur le marché :
- Logiciel ERP développé par l’éditeur Solune.
- Logiciel ERP proposé par l’éditeur Lyonnais Cegid.
- Logiciel ERP développé par l’éditeur anglais Sage.
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