Évaluer la rentabilité d’un ERP
Vous avez récemment investi dans un ERP pour votre PME, mais vous doutez de la rentabilité de cette dépense ? Ce sentiment est tout à fait légitime, car de nombreux investissements dans des ERP, réalisés sans réflexion approfondie et sans objectifs commerciaux clairs, n’atteignent souvent pas les résultats escomptés et peuvent même engendrer des coûts supplémentaires sur le long terme.
Mesurer l’impact du progiciel
Alors, comment pouvez-vous quantifier l’effet de l’implémentation d’un logiciel ERP sur les résultats de votre entreprise ?
Il est crucial de se poser les bonnes questions tout en examinant les divers besoins que doit couvrir l’ERP. À titre d’exemple, une étude de l’Aberdeen Group révèle que 90 % des entreprises industrielles ont adopté des ERP dans le but d’optimiser la gestion de leurs ressources, d’améliorer leur productivité et d’accélérer leur développement organisationnel. Établir des objectifs précis, notamment en identifiant les points faibles, permettra de justifier cet investissement et d’en tirer une réelle valeur ajoutée pour l’ensemble de l’organisation. Cela se traduit généralement par un cahier des charges, et si vous n’en avez pas, en voici un modèle.
Analyser le retour sur investissement
Il est donc essentiel de réaliser une analyse approfondie du Retour sur Investissement (ROI) de l’intégration de l’ERP deux à trois ans après son déploiement, comme vous le feriez suite à l’acquisition d’une nouvelle ligne de production. Ce rapport mesure les profits par rapport aux coûts, permettant aux responsables du projet de rationaliser chaque décision prise tout en vérifiant l’efficacité du système. Dans cette optique, il est nécessaire d’identifier les coûts et les bénéfices à prendre en compte pour calculer la rentabilité de votre projet.
Coûts à considérer
Bien que ces coûts puissent être facilement estimés, vous pouvez vous référer aux devis et factures établis par l’intégrateur. Les principaux coûts incluent :
- L’achat du logiciel et les mises à jour nécessaires.
- Les infrastructures informatiques requises pour son fonctionnement : serveurs, réseau et postes de travail, le coût dépendant du nombre d’utilisateurs.
- L’intégration de l’ERP au sein de l’entreprise, personnalisée en fonction des besoins opérationnels, ainsi que la formation des employés qui vont l’utiliser.
- La maintenance et l’assistance technique tout au long de l’année.
- Le temps consacré par les employés à la gestion du projet, aux modifications des processus et à la formation.
Bénéfices potentiels
Bien qu’il soit difficile d’évaluer précisément ces gains, plusieurs sources de bénéfices peuvent être identifiées :
- Augmentation du chiffre d’affaires : en analysant les profits générés grâce à l’intégration de l’ERP, par exemple, le nombre accru de rendez-vous commerciaux ou de nouveaux clients et le taux de transformation. Une comparaison avec les années précédentes peut être utile.
- Réduction des coûts : de la même manière que pour les revenus, en évaluant les dépenses évitées grâce au logiciel (meilleure ciblage des campagnes, optimisation de la gestion des stocks, réduction des coûts opérationnels, diminution du taux d’erreurs…). Il est important de se concentrer sur les économies réalisées par rapport aux tâches inefficaces avant l’implémentation de l’ERP.
- Gains de productivité : ceux-ci proviennent notamment de l’automatisation des outils d’aide à la décision. Avant la mise en place de l’ERP, la saisie des données était souvent un processus long et manuel. L’accès immédiat et simple aux informations issues des différents services devient un atout majeur de ces outils, entraînant d’importantes économies de temps grâce à l’interopérabilité des données et à l’élimination des doubles saisies. Ces gains de productivité peuvent être mesurés en termes de temps, et ultérieurement convertis en valeur monétaire.