Le top 5 des avantages de la dématérialisation

Top 5 des avantages de la dématérialisation

La multiplicité des documents papiers à gérer pour une entreprise peut s’avérer compliquée au fil des années. La solution en un mot : Dématérialisation.

Derrière ce mot quelque peu barbare, on trouve un processus pouvant grandement faciliter la vie de tous les services d’une organisation. Il désigne ainsi un processus donnant la possibilité d’émettre, recevoir et d’archiver des documents au format numérique au lieu de papier.

Avec l’accélération de la transition numérique des entreprises il devient presque impératif de traiter l’information numériquement. Aujourd’hui nombreux sont les exemples de cette transition ayant connu le succès : déclarations fiscales, factures, contrats, bulletins de salaires…

Alors si vous êtes un des nombreux résistants à continuer de faire usage du papier pour la gestion de vos documents, nous sommes là pour vous convaincre de franchir le pas grâce à un top 5 des avantages de la dématérialisation.

1. Economisez de l’argent

Selon une étude BVA menée sur 410 entreprises, l’envoi d’un contrat papier coûterait la bagatelle de 9 à 15€, ce qui peut sembler énorme dit comme cela. Cependant lorsqu’on détaille le calcul, coûts d’impression (papier ; encre), frais d’envoi (enveloppe, affranchissement), coût de stockage et enfin le temps passé par un salarié sur cet envoi, la somme à l’année s’envole.

Ainsi en passant au numérique, vous opterez pour une solution intuitive et faisant grand bien au portefeuille puisqu’en comparaison l’envoi d’une facture au format électronique coûterait 2-3€.

2. Gagnez un temps précieux

La réduction du délai de traitement de l’information est un enjeu majeur dans les organisations de tout secteurs confondus, car on ne le dira jamais assez, mais le temps passé à chercher un document représente de l’argent perdu pour votre entreprise.

Scanner vos documents et les classer dans une base de données peut paraitre chronophage aux premiers abords, mais ce serait une erreur de négliger le temps de recherche gagné par la suite. En effet, 40% du temps de travail des salariés est perdu à rechercher de l’information selon l’entreprise américaine d’analyse et de recherche Gartner. Avec cette réduction du temps de traitement des documents, vous pourrez dès lors permettre à vos salariés de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

3. Réduisez votre empreinte écologique

La diminution de l’empreinte carbone via la baisse de l’utilisation du papier au sein des entreprises ne doit plus seulement toucher que les grands groupes mais doit être aussi une préoccupation pour les TPE/PME. Ainsi, pensez développement durable lorsqu’on vous évoque la notion de dématérialisation car un effort dans ce sens contribue à préserver notre écosystème et sera bien sûr valorisable pour la communication de votre société.

4. Ne perdez plus vos documents

Dites adieu aux pertes de documents dans les innombrables archives de votre entreprise en numérisant l’ensemble de vos documents (ou en les produisant directement au format numérique) puis retrouvez-les en un clic via un outil de Gestion Electronique des Documents (GED). Cet outil est un des éléments qu’on retrouve dans les solutions ERP, au même titre que d’autres très bonnes fonctionnalités.

Par ailleurs, le processus d’envoi et de réception de documents bénéficie d’une meilleure traçabilité ce qui le rend donc plus sûr, plus rapide et permet par exemple dans le cas de factures d’éviter les litiges dus aux retards de paiement. Nous pouvons donc dire qu’en plus d’améliorer la productivité, la dématérialisation peut améliorer le taux de satisfaction client.

5. Parce que le changement c’est maintenant

Pour finir, il n’est jamais trop tard pour prendre à bras le corps un tel projet et initier le changement au sein de votre entreprise. Il est vrai que même si 66% des entreprises se seraient munies d’une solution de dématérialisation (selon étude menée par Generix Group) beaucoup d’entreprises restent ancrées à la solution papier, les mentalités étant vouées à se tourner vers le numérique d’ici maximum 5 ans.

Au vu des opportunités et des gains qu’apporte cette solution, les entreprises emboîtant le pas le plus vite pourraient y trouver un moyen de doubler leurs concurrents, alors n’attendez plus !

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