Un projet ERP : un processus complexe
Il est de notoriété publique qu’un projet ERP constitue un processus lourd en raison de la vastitude et de la complexité de cet outil. Par conséquent, il est crucial de bien se préparer à son intégration dans votre entreprise en suivant cinq étapes essentielles lors d’un changement d’ERP, dont la rédaction d’un cahier des charges (CDC).
Définition du cahier des charges
Le cahier des charges est un document qui définit les besoins que le futur prestataire devra satisfaire. Il constitue la base de la collaboration entre les différents intervenants tout au long du projet ERP.
Autrement dit, il représente le fondement de tout projet nécessitant un appel d’offres et l’intervention d’un prestataire externe, lui permettant de mieux comprendre vos besoins et de déterminer comment y répondre grâce à ses solutions. On comprend donc l’importance primordiale de ce document, que nous allons maintenant explorer plus en détail.
Pourquoi rédiger un cahier des charges ?
La réponse est un grand OUI. Si vous en doutez, c’est peut-être parce que vous n’avez pas lu le premier paragraphe (même si là, ce n’est pas très sympathique) ! Plusieurs raisons justifient cela. D’abord, vue la multitude de fonctionnalités intégrées dans le progiciel de gestion, il apparaît clairement que vos besoins vont bien au-delà d’un simple énoncé. Pour être certain de ne rien omettre, il est donc indispensable de les consigner dans ce document. Des oublis pourraient fausser votre choix d’intégrateur par la suite.
Exemples concrets
Prenons un exemple : dans un contexte de croissance et de suivi des performances, il serait regrettable d’oublier la nécessité d’un outil de reporting/décisionnel qui permettrait de piloter votre activité à l’aide de chiffres, de graphiques, etc. Cette fonctionnalité n’est pas toujours aussi avancée selon les différents ERP disponibles sur le marché.
Considérations techniques et fonctionnelles
Au-delà des besoins des divers services qui utiliseront le logiciel de gestion, il est également crucial de prendre en compte les contraintes techniques et fonctionnelles. L’intégrateur doit être en mesure d’évaluer l’architecture actuelle de votre système d’information (SI) et celle attendue après l’implémentation de l’ERP. Le cahier des charges doit ainsi mentionner les éventuels liens nécessaires avec d’autres logiciels ou les spécificités du SI actuel.
Conclusion : l’importance de cette étape
En résumé, le cahier des charges sert de base pour discuter des processus actuels de votre entreprise et établir les objectifs liés à l’implémentation d’un logiciel de gestion intégré.
Il arrive parfois que des entreprises omettent totalement cette étape, ce qui s’avère problématique, car votre intégrateur devra se fier uniquement à vos échanges pour comprendre vos besoins. Ainsi, le bon déroulement de votre projet dépendra de l’interprétation de l’intégrateur ou de l’éditeur devant vous. En cas de problèmes ou de désaccords avec le prestataire par la suite, vous ne disposerez d’aucune preuve de votre bonne foi.
Erreurs à éviter
Lors de la création de votre cahier des charges, évitez absolument de ne pas impliquer tous les services lors de la phase de réflexion préalable à sa rédaction. Cela pourrait entraîner des oublis de besoins que l’ERP aurait pu satisfaire.
Ces erreurs peuvent ainsi conduire à un choix de logiciel ERP inadapté et vous empêcher d’atteindre vos objectifs. Même si le choix s’avère correct, il peut souvent entraîner des coûts supplémentaires, car les développements spécifiques sont onéreux. L’augmentation du prix estimé initial est la conséquence la plus fréquente de ces négligences dans le cahier des charges.