Pourquoi réaliser son cahier des charges avant de débuter un projet ERP ?
Ce n’est un secret pour personne, un projet ERP est un processus lourd tant cet outil est vaste est complexe. Il est donc important de préparer au mieux son arrivée dans votre entreprise en suivant 5 étapes nécessaires au changement d’ERP, dont notamment la rédaction d’un cahier des charges (CDC).
On le définit comme un document décrivant les besoins auxquels le futur prestataire devra répondre, et pose les bases de la relation entre les divers acteurs tout au long du projet ERP.
En d’autres mots c’est le socle à tout projet impliquant un appel d’offre et le recours à un prestataire extérieur pour qu’il comprenne au mieux votre besoin et voit de quelle manière il peut y répondre avec sa ou ses solutions. Vous l’aurez compris, ce document est d’une importance capitale, et nous allons détailler par la suite en quoi.
Le cahier des charges ERP, vraiment indispensable ?
La réponse est OUI, et si vous en doutiez c’est que vous n’avez pas lu le premier paragraphe (on ne vous félicite pas) ! Plusieurs raisons expliquent cela, tout d’abord au vu de la multitude de fonctionnalités que le progiciel de gestion intègre, il est clair que vous n’avez pas qu’un besoin mais un grand nombre. Pour être sûr de ne rien oublier il faut donc les consigner dans ce document, d’autant plus que des oublis peuvent fausser votre choix d’intégrateur par la suite.
Prenez un exemple, dans une optique de croissance et de suivi des performances il serait dommage d’oublier le besoin d’un outil de reporting / décisionnel permettant de piloter votre activité grâce à des statistiques, graphiques… Cette fonctionnalité n’étant pas forcément aussi avancée en fonction des différents ERP du marché.
Plus que les besoins des différents services qui utiliseront le logiciel de gestion, ce sont aussi les contraintes techniques et fonctionnelles qui auront leur importance. En effet, l’intégrateur doit être en capacité de mesurer l’architecture actuelle du système d’information (SI) et celle attendue après l’installation de l’ERP. Le cahier des charges doit ainsi spécifier les éventuels liens à faire avec d’autres logiciels ou autres spécificités de l’actuel SI.
Pour résumer tout cela, le cahier des charges doit servir à débattre des processus actuels de l’entreprise afin de déterminer les objectifs liés à l’implémentation d’un progiciel de gestion intégré.
Conséquences de négligences sur le cahier des charges
Tout d’abord, il peut y’avoir le cas ou l’entreprise oublie cette étape tout simplement, et là c’est le drame puisque votre intégrateur doit se fier à vos échanges pour appréhender vos besoins. Ainsi, le bon déroulement de votre projet repose simplement sur l’interprétation de l’intégrateur/éditeur en face de vous. En cas de problème ou désaccord avec le prestataire par la suite, vous n’avez donc aucune preuve de votre bonne foi.
Lors de l’élaboration de votre cahier des charges, une erreur à ne pas commettre est de ne pas impliquer l’ensemble des services à la phase de réflexion préalable à la rédaction du cahier des charges. Ceci peut aboutir à des oublis de besoins dans le CDC auxquels pourrait répondre l’ERP.
Ces exemples d’erreurs, peuvent ainsi mener à un mauvais choix de logiciel ERP et vous empêcheront d’atteindre vos objectifs. Dans le cas ou même le choix s’avère être bon, cela conduit souvent à gonfler la facture, puisque des développements spécifiques coûtent très chers. La hausse du prix estimé de base étant la conséquence la plus fréquente de ces négligences dans le cahier des charges.
Pour être sûr de faire un sans-fautes, on ne saurait trop vous conseiller de consulter notre aide à la réalisation du cahier des charges !
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