Projet ERP réussi : le cahier des charges, un élément indispensable

Vous avez enfin décidé de vous lancer dans la mise en place d’un ERP, toutes nos félicitations, vous allez dynamiser votre activité d’industriel ! Vous êtes au premier stade de votre réflexion, et vous assimilez la rédaction du cahier des charges à un casse-tête chinois…Pas d’inquiétudes ! GPAO.fr vous guide pour réussir votre projet ERP. 

Ce qu’il faut tout d’abord savoir pour un projet ERP réussi 

Pour faire simple, nous allons assimiler le cahier des charges à un chantier. Non pour le désordre auquel ce dernier peut évoquer, bien au contraire, mais plutôt au fait qu’il représente la base et le fondement d’un projet ERP réussi.

Le cahier des charges fonctionnel (CDCF) représente l’expression de vos besoins en termes de système d’information. L’objectif est de définir le problème, la source de votre requête, afin d’obtenir la meilleure des réponses possibles. Il faut savoir que la personne à qui sera confié la définition du CDCF doit avoir une vision globale de l’entreprise et de son fonctionnement. 

Les éléments principaux d’un cahier des charges réussi

1. Présenter l’entreprise

Vous connaissez l’entreprise sur le bout des doigts ? Certains points en particuliers doivent être transmis à votre intégrateur ERP. En effet, quel que soit votre prestataire vous devez communiquer les informations les plus pertinentes. Celles concernant donc la structure de votre entreprise, ses produits, son secteur, ainsi que des informations basiques tel que le chiffre d’affaires.

2. L’analyse de l’existant : Délimiter la problématique et le contexte’est un élément de titrage

Plus qu’une simple expression des besoins, le Cahier des charges est l’occasion rêvée de refondre la cartographie des flux de votre entreprise. Vous l’aurez compris, il faut être exhaustif dans votre réflexion et votre définition des freins qui se posent dans votre activité. Pour cela vous aurez besoin d’étudier de près le travail des principaux services concernés : Direction, Production, Administratif, etc…)

a.       Interviewez vos collaborateurs :

Ce sont vos collaborateurs qui seront les premiers utilisateurs du nouveau logiciel. Analyser leurs process et écouter leurs attentes est donc primordial. Il faut tout d’abord identifier les différents services en question. Les éventuels problèmes qu’ils peuvent rencontrer et le nombre de poste concerné. Cela peut aussi bien concerner de la perte de temps dans la ressaisie de données que des dysfonctionnements au niveau de la production.

b.      Posez-vous les bonnes questions sur votre système d’information :

Il faut également indiquer le fonctionnement et la composition actuelle de votre système d’information. Utilisez-vous principalement Excel ? Ou avez-vous pléthores de logiciels pour la gestion de votre entreprise ? Un ERP vieillissant ? Par qui a-t-il été développé ?

Tous ces questionnements permettent de déterminer votre culture interne, les éventuels besoins en matériels ainsi qu’une évaluation de la récupération des données.

3. Vos attentes et objectifs seront SMART

Avec tout le travail fait en amont, les attentes, les enjeux stratégiques et le ROI liés à la mise en place de l’ERP sont clairement identifiés. Vous vous demandez pourquoi cette étape est importante ? Prenons l’exemple d’une construction de maison. Vous faites appel à un architecte, ce dernier a besoin de connaître vos attentes avec exactitude pour réaliser le projet de vos rêves. Ici, le projet ERP est votre maison, le Cahier des charges représente le plan de sa construction.

Vous pouvez alors fixer des objectifs « SMART » à atteindre grâce au ERP. En d’autres termes, vos objectifs doivent être Spécifiques, Mesurables, Atteignable, Réalistes, et Temporellement définis.

4. Le Cahier des charges : une lettre adressée aux prestataires en attente de la meilleure des réponses

Votre besoin est peut-être né lorsque vous avez été démarché par des éditeurs/intégrateurs d’ERP. Vous êtes alors intéressé par certaines solutions, le relationnel est bon avec le prestataire, mais vous n’arrivez pas à faire un choix ? La réponse est simple. Appuyez-vous sur des faits ! En l’occurrence, le produit proposé par le prestataire répond-il aux besoins listés dans votre Cahier des charges ?

Cela vous permettra de réaliser une « short-list » de prestataires qui correspond parfaitement à vos attentes. Vous pourrez ensuite prendre en compte la réactivité, le relationnel, ou tout autres éléments qui fera la différence pour vous. 

5. ERP installé, projet ERP fini ? Que nenni !

Etant donné que l’ERP vous permet de refondre l’ensemble des process de l’entreprise, l’utilité du Cahier des charges ne réside pas seulement dans une bonne implémentation de ce dernier mais également dans le suivi et l’évaluation des retombées du projet. En effet, les premiers mois votre implication dans ce projet est à son comble et vous avez du mal à prendre assez de recul afin d’estimer les bénéfices rapides que vous avez pu en tirer. Comment vous y prendre ? Vous souvenez-vous de vos objectifs (toujours aussi SMART) dans le cahier des charges ? 6 mois après la mise à jour de votre système d’information il est temps de les reprendre pour évaluer quels objectifs ont été atteint, et si votre solution à satisfait les attentes de votre entreprise. Et oui, pour savoir si votre projet ERP est réussi il faut mesurer le ROI !

De l’analyse de l’existant à la définition de vos objectifs et l’estimation des retombées, vous savez à présent quels sont les étapes principales à suivre. N’ayez plus peur d’enclencher le mécanisme du renouvellement de votre système d’information, et optimisez ainsi votre activité industrielle !

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